Hållbar verksamhet: E-fakturering, ditt företag och miljön

Har du någon gång reflekterat över hur mycket papper som ligger överallt på kontoret? Fakturor som flyttas från skrivbord till skrivbord för att sedan skannas in i systemet igen och slutligen kastas?

Förutom att träd måste huggas ner har pappersfakturor kort livscykel, vilket inte är särskilt miljövänligt. Hela 10 % av all skog som avverkas i världen går till pappersfakturor. Idag finns det teknik som helt ersätter pappersfakturor, teknik som kan medföra stora fördelar för ditt företags bokföring och ekonomiska styrning. De tio procenten kan med andra ord undvikas ganska enkelt.

Enligt Billentis senaste rapport kan automatiserad e-fakturering i de flesta fall ge kostnadsbesparingar på 60–80 % jämfört med traditionell pappersfakturering. (Bruno Koch, ”The E-invoicing Journey 2019-2025”, 4.1.5).

Var görs alla dessa besparingar? När den görs på rätt sätt ger e-fakturering god överblick och du kan minska kostnaderna och öka vinstmarginalerna på ett sätt som inte är möjligt med PDF:er och pappersfakturor. E-fakturering har flera olika fördelar som sammantaget ger hög avkastning, långsiktiga besparingar och bättre resultat generellt.

I sin senaste rapport uppskattar Billentis att det skapas nästan 550 miljarder fakturor varje år och att siffran kommer att fyrdubblas fram till år 2035. En minst lika intressant siffra är de 55 miljarder elektroniska fakturor som genereras idag, en siffra som förväntas öka med 10–20 % per år.

Även om alltfler företag digitaliserar sin fakturahantering skriver vi alltså fortfarande ut enorma mängder papper. Att skicka fakturor fram och tillbaka över hela världen har negativ inverkan på både skogen och koldioxidutsläppen.

Pappersfakturor genererar genererar tre gånger så mycket koldioxid som e-fakturor. Därmed är e-fakturering ett av de enklaste sätten för företag att bli mer hållbara. Även om tekniken också genererar vissa koldioxidutsläpp minskar den totala miljöpåverkan vid en övergång till e-fakturering. Det är inte bara pappersanvändningen som minskar. Även föroreningarna från fossila bränslen minskar när fakturorna inte behöver skickas per post.

Låt oss ta en titt på siffrorna. En genomsnittlig faktura består av 2,5 sidor. För varje faktura tillkommer papperskuvert, frimärken, frakt och den energi som går åt när träd förvandlas till papper. Som vi redan vet är träden väldigt bra att ha. För det första absorberar de växthusgaser som bidrar till klimatförändringar och global uppvärmning.

För det andra är avskogning ett enormt problem världen över och med tanke på att e-fakturering även förbättrar kassaflödet och är ett bättre alternativ överlag, bör avskaffandet av pappersfakturor därför vara en prioriterad fråga för alla företag. Så här påverkar papperstillverkningen koldioxidutsläppen:

Hur man än ser på det har pappersfakturorna stor negativ miljöpåverkan och är ett betydligt sämre alternativ än e-fakturor.

E-fakturering förbättrar hela fakturaflödet och medarbetarna kan ägna sig åt mer värdeskapande arbetsuppgifter istället för tråkig manuell skanning och fakturahantering, vilket är både tidskrävande och kostsamt.

Sterling Commerce har analyserat de potentiella besparingarna för företag som övergår från pappersfakturor till helautomatiserad e-fakturering och kommit fram till att de kan spara upp till 90 % på sin leverantörsreskontrahantering. Enligt Sterling Commerces studie är genomsnittskostnaden för en faktura 30 dollar vid manuell hantering, vilket kan jämföras med 3,50 dollar per faktura vid helautomatisk hantering. Ett fel på en pappersfaktura kostar i genomsnitt 53,50 dollar att korrigera.

Om hela faktureringsprocessen automatiseras och digitaliseras förbättras insynen och kontrollen över företagets utgifter. Det blir också lättare att säkerställa efterlevnad av olika länders lagstiftning och skatteregler. Dessutom kan leverantörsfakturor arkiveras digitalt, vilket ger besparingar på hela 67 % jämfört med andra arkiveringsmetoder sett över en tioårsperiod.

Det fina i kråksången är att träden får leva längre och du kan sova bättre om natten i vetskapen om att du är ett steg närmare dina hållbarhetsmål. Samtidigt minskar du kostnaderna och kan lägga företagets resurser på mer värdeskapande aktiviteter.

Genom att använda teknik som möjliggör e-fakturering kan ditt företag inte bara effektivisera sin verksamhet, utan även minska sin miljöpåverkan. Även om e-fakturering inte förändrar ditt företags sätt att göra affärer leder den till positiv förändring. Det är ett modernt och säkert sätt att öka effektiviteten, minska kostnaderna och förbättra tillfredsställelsen bland både medarbetare och affärspartners. Dessutom minskar företagets koldioxidavtryck och verksamheten blir mer hållbar.

Denna text publicerades första gången 21 Juni 2021 och uppdaterades 1 Juni 2022.