Införandet av elektroniska fakturor börjat få ett enormt genomslag och har blivit en självklarhet i flera organisationer i både privat och offentlig sektor. Fler verksamheter upptäcker den stora besparingspotentialen och de många fördelarna med att införa e-fakturor. Ordet e-faktura börjar dock användas felaktigt inom olika områden. För att bena ut begreppen krävs en dissekering av ordet e-faktura och en definition på vad som är en äkta e-faktura.
Vad är en e-faktura?
En äkta elektronisk faktura är en faktura som ställs ut elektroniskt (digitalt) och tas emot och behandlas elektroniskt. Den är digital från det att den skapas av utställaren i affärssystemet tills den tas emot, behandlas och arkiveras hos mottagaren. En äkta e-faktura är helt enkelt elektronisk hela vägen.
Är en PDF-faktura som skickas via e-post en e-faktura?
Nej, en PDF-faktura som skickas via e-post är ingen äkta e-faktura. Det beror främst på att PDF-filen - och därmed informationen i sig själv - inte är tolkningsbar. PDF-fakturan printas oftast ut och hanteras manuellt alternativt skannas med hjälp av en dyr tolkningsprogramvara hos mottagaren. En PDF-faktura som skickas via e-post är inte elektronisk hela vägen och är därför ingen äkta e-faktura. Dessutom innebär en PDF-faktura för mottagaren en frånvaro av automatiserad fakturahantering såsom mottagning, inläsning, attestering och kontering. Det innebär tid och pengar i slutändan och försenar det som troligen är viktigast för utställaren: att få betalt i tid.
Är en mottagen och skannad faktura en e-faktura?Nej, en skannad faktura är ingen äkta e-faktura. Den är från början en pappersfaktura som mottagaren skannat för att få den i ett elektroniskt format. Konsekvensen blir att fakturan "tappar" information/data under vägen. Från att alla data i fakturan funnits med tolkar skanningsprocessen endast ett begränsat antal värden. En skannad faktura är inte elektronisk hela vägen och är därför ingen äkta e-faktura.