Vad är en e-faktura?

Eftersom begreppet e-faktura ofta används felaktigt är det viktigt att klargöra vad som är en äkta e-faktura.

En äkta e-faktura är en faktura som ställs ut, tas emot och behandlas elektroniskt. Den är digital från det att den skapas i affärssystemet av utställaren tills den tas emot, behandlas och arkiveras hos mottagaren. En äkta e-faktura är med andra ord elektronisk under hela sin livstid.

Vissa företag väljer att skicka en PDF-kopia av fakturan med e-post. Denna kopia skannas eller skrivs sedan ut på papper för att därefter registreras i reskontran. Det finns flera nackdelar med detta tillvägagångssätt:

  • E-post är inte ett säkert sätt att kommunicera.
  • Många större företag godkänner inte PDF-fakturor via e-post.
  • PDF:er kan fastna i mottagarens spamfilter.
  • Avsändaren får ingen kvittens på att PDF-fakturan kommit fram till mottagaren.
  • Mottagaren måste investera i en skanninglösning för att kunna tolka PDF-fakturan.
  • Betydligt mindre mängd information (färre fält) tolkas vid skanning jämfört med när fakturan är helt elektronisk under hela sin livstid.
  • Studier visar att sannolikheten för att en skannad faktura tolkas helt utan fel endast är 34,7% (källa: Basware), vilket innebär tidskrävande arbete med felhantering.

Vill du veta mer?

Titta gärna på vår film om Pageros e-fakturatjänster.